Cet automne, dans les collèges et universités du pays, les nouveaux présidents, doyens et doyens de campus commencent leur nomination par une tournée d'écoute. Le simple fait de prononcer ces mots lors de l’assemblée de début d’année pourrait susciter un gémissement audible de la part d’un professeur qui souffre depuis longtemps, assis quelque part au fond de l’auditorium.
Les tournées d’écoute sont devenues des rituels si banals, en particulier sur les campus qui ont connu de fréquents changements de direction, qu’elles rencontreront presque sûrement un accueil tiède, voire un scepticisme manifeste. Un gémissement est une réponse tout à fait justifiée à une tournée effectuée de manière superficielle – hautement documentée pour les médias sociaux et qui ne représente guère plus que quelques gribouillis dans un cahier et l'occasion pour le nouveau doyen de montrer une impressionnante garde-robe de T-shirts du campus.
Et pourtant, les nouveaux dirigeants sont confrontés à des enjeux plus élevés que jamais. Lorsque les déficits financiers et les pressions en matière d’inscription s’ajoutent à un air manifeste de politisation et à une méfiance latente à l’égard des administrateurs, les tournées d’écoute prennent une nouvelle importance et un nouveau contrôle.
En tant que dirigeants qui ont entrepris nos propres tournées d’écoute – et qui se sont assis autour de la table pour évaluer les nouveaux dirigeants sur les leurs – nous proposons quelques perspectives pour élever votre tournée d’écoute au rang d’acte de leadership qu’elle est. Nous entamons nos troisième et quatrième années dans nos fonctions actuelles, et bon nombre de ces connaissances ne nous sont visibles que maintenant.
Qu'y a-t-il pour vous ?
La plus grande idée fausse concernant les visites d’écoute est que leur objectif principal est de vous donner plus d’informations, de contexte et de temps avant de prendre des décisions difficiles. Des conversations structurées renforceront presque sûrement ce que vous savez déjà, vous aideront à maîtriser le jargon local et à approfondir vos connaissances obscures sur le campus. Mais vous pouvez probablement rassembler ces informations, et peut-être plus efficacement, par d’autres moyens.
Considérez-vous avant tout comme un ethnographe. La véritable valeur d'une visite d'écoute est qu'elle vous offre de riches nuances et un aperçu de la dynamique interpersonnelle que l'on ne trouve pas dans le livre d'information. Ce que vous entendez entre groupes et individus – points de fierté, mythes sacrés, là où il y a un accord partagé et là où il n’y en a décidément pas – vous permet de prendre des risques éclairés et calculés.
Et même s'il y a beaucoup de choses que vous ne pouvez pas contrôler en tant que nouveau leader, comme la taille de votre nouvelle classe ou le déficit budgétaire que vous devez combler, vous pouvez contrôler la qualité de l'attention que vous portez à ceux que vous êtes chargé de servir. La récompense de votre attention est de nouer des relations qui serviront de véritable monnaie d’échange pour le travail que vous espérez accomplir. C’est tout sauf un exercice creux ; c’est un art de gouverner avancé.
Votre tournée d’écoute est, à toutes fins pratiques, la première démonstration formelle de la façon dont vous dirigez. Dans la plupart des cas, il s’agira de l’acte le plus efficace de votre première année de travail.
Qu’est-ce qu’ils y gagnent ?
Voici une vérité qui mérite d'être dite clairement : pendant que vous les visitez, ils vous font visiter. Chaque collègue autour de la table effectue son propre calcul, décidant si vous êtes quelqu'un dans lequel il vaut la peine d'investir ou quelqu'un dans lequel attendre. La tournée est une audition à double sens, et le leader qui comprend qu'eux aussi sont sur scène se comporte différemment (et souvent mieux) que ceux qui assument la vedette ne montrent qu'un seul sens.
Alors, qu’est-ce que vos nouveaux collègues retirent réellement de ces conversations ? Idéalement, c'est plus qu'une chance de vous impressionner ou d'être impressionné par vous. Pour beaucoup, c'est la première fois depuis des années qu'une personne ayant le pouvoir de déplacer des ressources se demande ce qu'elle fait toute la journée, de quoi elle est fière et à quoi elle est confrontée. Être visible auprès du pouvoir n’est pas une mince affaire. Cela est particulièrement vrai pour le personnel, qui détient une énorme mémoire institutionnelle et qui est trop rarement invité à y accéder. Pour eux, le simple fait d’être dans la pièce est un message puissant.
Vos collègues sentent également, du moins intuitivement, que les priorités d'un nouveau leader restent du ciment pendant un semestre avant d'être fixées. Lors de la tournée d'écoute de Lisa en tant que leader d'un consortium, l'un des présidents de son collège membre lui a dit directement et avec insistance : « Moins c'est plus ». Ce commentaire succinct a tout mis en perspective et l'a sauvée d'une tendance innée à trop compliquer les choses. Cela l’a aidée à réaliser qu’un premier défi serait d’identifier les priorités concurrentes qui exigeaient réellement une attention particulière. Cela lui a donné la confiance nécessaire pour se recentrer, investir dans les programmes qui comptent le plus et laisser de côté certaines choses de moindre importance.
Les parties prenantes savent que la tournée est leur fenêtre étroite pour mettre quelque chose sur votre carte avant que cette carte ne soit dessinée. Et parce que vous arrivez avec une histoire institutionnelle limitée, les gens vous diront des choses qu’ils ne diraient jamais à quelqu’un impliqué dans les décisions de la dernière décennie. Cette franchise est un cadeau disponible uniquement pendant la transition immédiate, et la fenêtre se ferme rapidement.
Rien de tout cela ne se produit si, pendant votre tournée d’écoute, vous vous asseyez et absorbez passivement, réservant votre jugement pour plus tard, un luxe que l’environnement actuel de faible confiance ne vous permet pas. Aidez vos collègues à préparer votre visite en leur disant à quoi s'attendre et demandez à l'avance tout ce qui est mieux traité par écrit, comme les inscriptions aux cours, dans un format standardisé, afin de ne pas évincer la conversation. Quelques questions de formulation préalables permettent de faire ressortir les points de fierté et de particularité institutionnelle. Mais apportez de la présence et de la substance. Personne ne s’attend à ce que vous leur donniez un plan en 25 points. Ils s'attendent à entendre vos premières évaluations et à commencer à vous entendre parler de la façon dont vos dons et vos expériences correspondent au lieu et au moment.
Qu’est-ce que cela nous apporte ?
Peut-être que la vraie question que tous les dirigeants et les campus devraient se poser au début d'une tournée d'écoute est la suivante : une tournée d'écoute est-elle la meilleure utilisation du temps d'un nouveau président, doyen ou doyen ?
À notre avis, la valeur des tournées d’écoute est renforcée dans le contexte actuel de crise, de pénurie et de peur. Toutes les transitions de leadership sont difficiles, et ces tournées prévoient une période désignée pour aplanir les contours et apaiser une partie de l'appréhension qui accompagne l'arrivée d'un nouveau venu important. Mettre de côté ce temps est une reconnaissance collective que les choses changent et que nous bénéficions tous d’avoir le temps de nous adapter.
Au-delà de leurs nécessaires fonctions de rencontre, les visites d'écoute offrent une opportunité collective et publique pour un campus de réfléchir sur ses valeurs communes et d'identifier les projets les plus dignes de son temps et de son attention. Même les plus petits campus ont leurs silos, et les tournées d’écoute sont l’une de ces rares occasions où nous, les habitants des silos, levons les yeux, regardons autour de nous et disons « Huh » ou peut-être même « Wow ».
Il y a trop peu de moments dans l’enseignement supérieur de nos jours où l’on arrive à croire que des choses difficiles sont possibles. L’arrivée d’un nouveau leader est l’un de ces moments. Et il est important que nous, en tant que collègues, puissions profiter de ce sentiment de possibilité. Et s’asseoir ensemble, dans une audience intime avec les hauts dirigeants les mieux placés pour réaliser ces possibilités, est un cadeau petit mais précieux que nous pouvons nous offrir.
Collez l'atterrissage
La plus grande erreur que commettent les nouveaux dirigeants lors des tournées d'écoute est de penser se termine avec l'écoute. Trop de dirigeants passent des centaines d’heures en conversation, mais rien ne se passe. Ou du moins rien en apparence. Oui, vous avez peut-être gagné une certaine confiance et peut-être gagné quelques fans, et vous avez sans aucun doute beaucoup appris sur la culture et l'histoire du campus, mais la visite ne se termine pas vraiment tant que vous n'avez pas formulé votre mandat tel que vous le comprenez.
Tout votre travail menait à ce moment. Votre tournée d'écoute vous a donné une perspective qu'aucun autre individu sur votre campus n'a, et votre position vous offre une chaire pour en faire quelque chose que personne d'autre ne peut faire. Relier élégamment ces points contribuera probablement à votre éventuel succès ou échec.
Pour marquer la fin de la tournée d'écoute de Hilton, il a produit une déclaration clarifiée de mission, de vision et de valeurs pour son université. La mission clarifiée représentait la pensée commune des professeurs, du personnel et des étudiants de tous les départements, programmes et disciplines. Il a fourni une copie encadrée de la nouvelle déclaration à tous les bureaux afin qu'ils puissent l'afficher de manière centrale, un rappel clair et quotidien des liens qui les unissent à un moment où existe une forte tentation de se replier sur eux-mêmes.
Et oui, c’est bien quand un consensus émerge, et cela rend sûrement votre travail beaucoup plus facile. Mais en réalité, des décisions difficiles et un travail acharné nous attendent. Ce qu'un campus doit à son nouveau leader en échange d'être entendu, c'est d'être dirigé et d'échanger une partie de ce scepticisme bien pratiqué contre le plus dur travail d'espoir.
Tout ce que vous avez appris lors de votre tournée d'écoute vous aidera à élaborer une stratégie pour partager ce que vous avez entendu et ce que vous proposez de faire à ce sujet. Toutes les réunions de professeurs et d'universités sont des points de départ naturels, mais désormais, maîtrisant la langue locale et les coutumes du lieu, vous serez bien disposé à choisir vos mots de manière réfléchie et à les répéter souvent dans les lieux et avec les personnes qui comptent. Maintenant, vous en faites partie.
