BALTIMORE—La gestion stratégique des inscriptions a 50 ans.
La pratique selon laquelle les établissements visent à atteindre leurs objectifs d’inscription en se concentrant holistiquement sur tout, du recrutement à l’obtention du diplôme, est devenue un concept clé dans l’enseignement supérieur, d’autant plus que les établissements naviguent dans un paysage tumultueux rempli de menaces pour leurs inscriptions. Initialement connue simplement sous le nom de gestion des inscriptions, la stratégie a été conçue pour la première fois en 1974 par Frank Campanella, alors vice-président exécutif du Boston College, dans une note rédigée à une époque peut-être tout aussi difficile : la crise des inscriptions post-baby-boom. (Le terme est apparu pour la première fois sous forme imprimée en 1976, c'est pourquoi 2026 est considérée comme le demi-centenaire de SEM.)
À l'époque, Campanella écrivait que la gestion des inscriptions « serait bientôt la clé du jeu ». Les participants à la conférence stratégique sur la gestion des inscriptions de cette année seraient probablement d'accord.
Mais le SEM, comme l’appellent les acteurs du domaine, a beaucoup changé en un demi-siècle. Lors de la conférence, organisée chaque année par l'American Association of Collegiate Registrars and Admissions Officers et hébergée au Baltimore Marriott Waterfront, de nouvelles idées sur la manière d'utiliser l'intelligence artificielle dans la gestion des inscriptions, des discussions ferventes sur ce que l'on appelle la falaise démographique et des analyses approfondies de la manière dont les institutions utilisent les données pour éclairer les décisions d'inscription ont été exposées lors de la conférence.
Melanie Gottlieb, directrice exécutive de l'AACRAO, a souligné que parmi les diverses réunions de l'association, la conférence SEM est celle qui attire le plus de « passionnés de données ». L’IA a été passionnante pour la communauté SEM, a-t-elle déclaré, car elle peut rendre l’analyse des inscriptions plus accessible à ceux qui ne disposent pas d’une expérience traditionnelle en matière de données.
« Il y a cet équilibre entre l'utilisation de l'IA pour comprendre les données ou pour automatiser les choses afin qu'il y ait plus de temps et d'espace pour le contact humain, ce qui est vraiment nécessaire dans un espace d'inscription », a-t-elle déclaré. « Les étudiants ne veulent pas être considérés comme des chiffres. »
D'autres thèmes clés comprenaient les efforts des établissements pour attirer les étudiants non traditionnels, rendre les inscriptions transparentes pour les étudiants et l'importance de la rétention dans la gestion stratégique des inscriptions. Lisez la suite pour en savoir plus sur À l’intérieur de l’enseignement supérieurLes principaux points à retenir de la conférence, qui se termine aujourd'hui.
1. Les étudiants non traditionnels occupent le devant de la scène
De nombreuses sessions se sont concentrées sur les étudiants non traditionnels, depuis les apprenants adultes en général jusqu'aux anciens combattants, ainsi que sur les étudiants à double inscription (les lycéens qui suivent des cours universitaires), qui constituent l'un des secteurs d'inscription à la croissance la plus rapide.
Les établissements à travers le pays s'appuient de plus en plus sur des étudiants en dehors du circuit traditionnel des écoles secondaires pour augmenter les inscriptions, en particulier avec la diminution des bassins d'obtention de diplômes d'études secondaires dans certains États. Cela signifie que les pratiques traditionnelles de gestion des inscriptions doivent s'adapter, ont déclaré les panélistes de l'Université d'Indiana lors d'une présentation sur les étudiants en ligne.
Le panel, qui a souligné la croissance de la population en ligne de l'université, a fait valoir que le SEM traditionnel repose sur un « parcours d'acquisition prévisible des étudiants » qui suit le calendrier de candidature et d'admission de l'établissement. Mais les étudiants en ligne, affirment-ils, jonglent souvent entre leurs études, leur travail rémunéré et leur famille et ont besoin que les établissements s'adaptent à leurs horaires. Ils ne veulent pas attendre des mois après avoir postulé pour savoir s'ils sont admis, a déclaré Whitnie Powell, vice-présidente adjointe de la gestion des inscriptions et des services aux étudiants d'IU Online ; lorsqu'ils postulent, c'est souvent lorsqu'ils sont prêts à se lancer.
Les panélistes ont également déclaré que de nombreux étudiants en ligne ne correspondent pas parfaitement aux étiquettes telles que « nouvel étudiant » ou « étudiant continu ». Une recherche interne à IU Online a montré qu'environ 11 pour cent des étudiants revenaient après avoir arrêté leurs études plus de deux ans auparavant, et 86 pour cent de ces étudiants précédemment arrêtés avaient déjà suivi des cours en personne. Ces étudiants peuvent avoir des besoins différents de ceux de leurs pairs qui ont commencé leurs études en ligne, par exemple, ou qui n'ont jamais pris de pause scolaire.
Une autre séance, présentée par Thomas Soule, directeur associé des évaluations d'apprentissage pour l'American Council on Education, s'est concentrée sur le crédit pour les acquis antérieurs, y compris les formations et l'expérience militaire, pour les militaires. Soule a noté qu'accepter ces crédits et garantir que les politiques CPL soient claires et faciles à trouver pour les étudiants potentiels peuvent jouer un rôle précieux pour attirer les apprenants militaires.
2. L'accent est mis sur la facilité
Les intervenants ont souligné les efforts déployés par leurs établissements pour réduire les frictions entre les candidats, depuis la simplification des bourses via des programmes de promesses de scolarité jusqu'à l'embauche de nouveau personnel pour faciliter le processus d'inscription des nouveaux étudiants.
Danny Hodorowski, qui assure la liaison avec les étudiants de l'Université nationale des sciences de la santé depuis 2025, organise des réunions individuelles avec chaque étudiant admis pour s'assurer qu'il ne rencontre pas d'obstacles dans le processus d'inscription. Il revérifie tous leurs dossiers, s'assure que leurs antécédents sont vérifiés, les aide à trouver un logement et bien plus encore, dans le but de réduire la fonte estivale.
« C'est une expérience d'intégration totale pour eux avant d'arriver sur le campus », a-t-il déclaré.
Bien qu'il ne dispose pas encore de données sur l'impact de ce rôle sur le rendement, Hodorowski a déclaré lors de sa présentation, il estime que la crise que l'université a connue cette année était principalement liée à la situation personnelle des étudiants plutôt qu'à quelque chose que l'université aurait pu faire différemment.
Dans les présentations sur l’aide financière, les intervenants ont également souligné l’importance de la clarté et d’un langage simple. Cela est illustré par une récente augmentation des programmes de promesses de scolarité, dans lesquels les collèges affirment qu'ils couvriront tous les frais de scolarité des familles inférieures à des seuils de revenus spécifiques. Dans la plupart des cas, il ne s'agit pas d'un changement significatif dans la manière dont l'argent est distribué, mais plutôt d'un changement de marketing : la publicité sur la « gratuité des cours » a du sens pour les familles, contrairement au jargon de l'industrie.
« Les familles ne savent pas ce qu'est un 'besoin non satisfait'… c'était tellement flou et déroutant que cela n'avait vraiment aucun sens » d'utiliser ce langage, a déclaré Jay Goff, vice-président et doyen de la gestion des inscriptions et de la réussite des étudiants à l'Université George Washington. L’établissement a lancé cet automne sa Promesse révolutionnaire pour les étudiants dont le revenu familial est inférieur à 150 000 $.
La présentation d'IU sur les apprenants en ligne a également souligné les endroits où les établissements peuvent éliminer les frictions du processus d'admission pour ces étudiants, par exemple en limitant le nombre de bureaux différents avec lesquels ils doivent interagir. Et Chris Foley, vice-président associé d'IU Online, a contesté l'idée selon laquelle les étudiants qui souhaitent un processus transparent sont tout simplement paresseux.
« (Les étudiants) sont comme nous, à vrai dire. Je ne mettrais pas plus de cinq minutes pour créer un compte Netflix, mais je regarderais avec plaisir 16 heures de Choses étranges. Je veux du bon contenu ; Je ne veux pas (être) aux prises avec des frictions », a-t-il déclaré.
3. Rétention comme gestion des inscriptions
Plusieurs intervenants ont souligné que le recrutement de nouveaux étudiants est considéré comme l’aspect fastueux et attrayant de la gestion des inscriptions. Mais la rétention, c'est-à-dire le maintien des recrues à l'université d'année en année, joue également un rôle majeur.
L'importance de la rétention a parfois été occultée par sa place dans la structure d'une université. Historiquement, « tout le monde est responsable de la rétention, mais personne n’en est responsable », a déclaré Stanley Henderson, vice-chancelier à la retraite chargé de la gestion des inscriptions et de la vie étudiante à l’Université du Michigan-Dearborn et consultant émérite de l’AACRAO, lors d’une session sur l’histoire du SEM.
Kay Eilers, qui dirige la Division de la gestion stratégique des inscriptions et de la réussite des étudiants à l'Université du Wisconsin à Milwaukee, a fait écho à ce sentiment. Son établissement a récemment lancé un plan stratégique d'inscription dont la rétention est l'un de ses deux piliers. Ce travail a consisté à faire de l'inscription stratégique une initiative à l'échelle du campus qui implique tout le monde, des administrateurs de la vie étudiante jusqu'au corps professoral.
« Lorsque nous entendons parler de recrutement, certaines personnes sont embauchées pour que cela soit leur rôle principal », a-t-elle déclaré. « Mais c'est vraiment une question d'environnement que nous créons… si l'étudiant n'a pas une bonne expérience en classe ou en ce qui concerne la vie étudiante, il risque de ne pas rester. »
