Historiquement, les étudiants de première année postulant à l'Université de Géorgie (et dans la plupart des collèges aux États-Unis) devaient non seulement envoyer leur relevé de notes du secondaire à l'établissement, mais également rédiger manuellement les cours qu'ils avaient suivis et les notes qu'ils avaient reçues sur des portails de candidature.
Ce n'est peut-être pas la partie la plus ardue du processus de candidature, mais c'est ennuyeux, a déclaré Andy Borst, vice-recteur de l'UGA pour la gestion des inscriptions. Il a comparé cela à la situation où les candidats demandent aux candidats de soumettre un curriculum vitae, puis de saisir leur parcours professionnel complet dans des zones de texte.
Le système actuel de soumission des cours et des notes représente également beaucoup de travail à analyser pour le bureau des admissions. C'est un gros problème à l'UGA, où le nombre de candidatures a bondi ces dernières années pour atteindre environ 51 600 au cours du cycle de candidature 2025-2026.
Le bureau a donc cherché une solution. Ils ont envisagé d’utiliser l’intelligence artificielle, que certaines institutions, comme Georgia Tech voisine et l’Université Stony Brook à New York, ont utilisée pour extraire des données des relevés de notes. Mais finalement, ils ont réalisé que la solution parfaite n'impliquait peut-être pas de créer un nouvel outil, mais de tirer parti d'un partenariat existant avec la Student Finance Commission de l'État, qui facilite les bourses d'État.
À partir du cycle d'admission qui a débuté ce mois-ci, les étudiants diplômés des lycées de Géorgie pourront envoyer leurs relevés de notes électroniques directement de la Georgia Student Finance Commission, qui reçoit et normalise leurs notes afin de qualifier les étudiants pour la bourse d'excellence de l'État, à l'UGA. Cette décision réduira la charge de travail des conseillers des écoles secondaires et des responsables des admissions, et réduira également le risque d'erreurs de calcul ou de saisie de données.
À l’intérieur de l’enseignement supérieur a parlé avec Borst de l'innovation. Cette conversation a été modifiée pour des raisons de longueur et de clarté.
Q : Quels étaient les défis que vous essayiez de résoudre avec ce nouveau processus ?
UN: Notre volume de candidatures, comme celui de nombreuses institutions, (augmente) chaque année. Le nombre de nos candidatures a doublé au cours des 10 dernières années. Mais le calendrier selon lequel nous essayons de renverser ces décisions est le même. Nous essayons donc toujours de publier nos décisions d'action précoce avant Thanksgiving pour les résidents de Géorgie, puis nous essayons de publier nos décisions régulières vers la mi-mars.
Mais à mesure que le volume augmente, les options sont soit d’augmenter les effectifs, soit de trouver des gains d’efficacité dans le processus de candidature. Ainsi, à mesure que l'IA est devenue disponible et que nous avons commencé à entendre et à discuter avec des collègues d'autres institutions sur la manière dont ils abordaient leur volume de candidatures et accomplissaient leur travail, plusieurs d'entre eux ont parlé d'utiliser l'IA pour extraire des informations des relevés de notes. Mais il leur reste ensuite à former l’IA sur les milliers de formats différents de relevés de notes du secondaire qui existent.
Dans notre exploration de l'IA en tant qu'outil, notre équipe informatique a demandé : si ces données existent déjà sous forme électronique, existe-t-il un moyen de les obtenir directement de l'école ? … De plus, les étudiants et les conseillers des écoles secondaires n'aiment pas remplir un dossier scolaire autodéclaré.
Ainsi, pour franchir cette étape, nous avons essayé de trouver un moyen d'extraire les informations au niveau du cours du relevé de notes d'une source numérique faisant autorité et de les intégrer dans notre système d'évaluation des admissions.
Q : Même si vous avez finalement décidé de ne pas utiliser l’IA pour les relevés de notes des étudiants de première année, existe-t-il d’autres façons d’utiliser l’IA dans le bureau des admissions ?
UN: Nous utilisons actuellement une solution de fournisseur d'IA pour nos candidats au transfert. Cela a été efficace car il n'y a tout simplement pas autant de collèges et il y a moins de variantes dans les relevés de notes que nous recevons parce que nos candidats viennent soit d'une autre école (système universitaire de Géorgie), soit d'une autre institution (Conférence du Sud-Est).
Cela a été un outil efficace pour nous que nous avons utilisé l'année dernière, et c'est ce qui nous a conduit à : « Cela fonctionne du côté des transferts. Est-ce que cela pourrait fonctionner du côté des étudiants de première année ? »
Q : Qu'est-ce qui a poussé votre équipe à décider que l'IA n'était pas la bonne solution pour les étudiants de première année ?
UN: Notre directeur de l’information a encouragé l’ensemble du cabinet à ne pas considérer l’IA comme un outil que nous devions utiliser parce qu’il était disponible. Nous avons été encouragés à évaluer nos processus commerciaux et à réfléchir : « Existe-t-il une autre manière de procéder ? Les fournisseurs qui nous ont contactés au cours des 12 derniers mois ne manquent pas et leur disent : « Hé, nous pouvons vous aider à communiquer avec les étudiants (potentiels), à traiter votre transfert ou à vous aider lors des visites sur le campus », et ainsi de suite. Les fournisseurs d’IA sortent de toutes pièces.
Mais c’était cet encouragement à ne pas considérer l’IA comme quelque chose que nous devions faire et à nous demander d’abord : « Existe-t-il une manière différente de mettre en œuvre nos processus métier en utilisant l’IA, ou pourrions-nous simplement modifier le processus métier pour qu’il soit plus efficace pour l’expérience utilisateur sans IA ?
Q : Y a-t-il d'autres nouveaux gains d'efficacité que l'UGA envisage dans le processus de candidature ? Comment ce changement s’intègre-t-il dans la conversation plus large sur ce qui devrait être inclus dans le processus d’admission ?
UN: Vous avez peut-être vu des histoires récentes sur les institutions qui abandonnent (un) essai supplémentaire, et je pense que cela s'inscrit dans cette ligne de pensée. Nous avons récemment supprimé notre essai supplémentaire ; les étudiants devront toujours soumettre leur essai Common App, donc l'évaluation de l'écriture et du contenu de cet essai fait toujours partie intégrante de notre examen. Mais nous avons demandé à nos évaluateurs : quelle valeur trouvez-vous dans l’essai supplémentaire ? Et leur réponse a été essentiellement : « Nous ne trouvons pas cela vraiment utile, alors pourquoi demanderions-nous aux étudiants de prendre le temps de rédiger un deuxième essai ? Pourquoi demanderions-nous aux autres téléspectateurs de lire un deuxième essai ? Et c'est pourquoi nous l'avons abandonné. Il ne s’agit pas nécessairement simplement de leur faire gagner du temps ; il s'agit plutôt de ne pas poser de question si nous n'allons pas l'utiliser dans la décision d'admission proprement dite.
Q : Ce processus a-t-il eu un impact sur votre perception du rôle du relevé de notes dans le processus de candidature ?
UN: Cela revient en quelque sorte à la question : « Pourquoi les collèges ont-ils besoin d’informations au niveau des cours ? » Par exemple, pourquoi ne pas simplement donner votre GPA et votre ACT ou votre résultat au test, puis le baser sur cela ? La réalité est que si nous devions utiliser une formule de notation, nous finirions par admettre et inscrire bien plus d'étudiants que ce que nous pourrions efficacement servir de campus. Par exemple, cela affecterait négativement l’expérience des étudiants, simplement en fonction de la qualité de nos candidats.
Les GPA sont de très bons indicateurs des performances académiques d'un élève dans un lycée particulier. Mais il ne s’agit pas de mesures de performance dans les écoles secondaires. Par exemple, que signifie un 97 ? Que signifie un 4.2 (GPA) ? De nombreuses personnes qui ne sont pas en train de faire les admissions entendront un 4,2 et supposeront qu'un étudiant a tous les A. Il ne s’agit pas d’inflation des notes ; c'est le mécanisme par lequel les écoles calculent la GPA. Et lorsque nous voyons un C en AP Precalc, puis un A-plus dans la chorale spécialisée, ces deux notes ont des impacts différents sur les chances de réussite d'un étudiant sur notre campus.
Q : C’est comme si vous lisiez ma transcription.
UN: (rires) Mais c'est quelque chose qu'un GPA ne peut tout simplement pas nous dire. Ce à quoi nous arrivons finalement, c'est que les étudiants ressentiront une pression si vous avez un lycée qui propose 40 (et bientôt 42) scores AP différents. Pour être compétitifs pour de nombreux établissements, ils ressentent le besoin de suivre 42 cours AP. J'espère que ces informations nous permettront de faire un examen critique des cours suivis par les étudiants, des cours les plus susceptibles de suggérer qu'un étudiant peut réussir dans notre collège sans avoir à suivre autant d'AP que possible.
Question : Je pense que beaucoup de gens ont vu cette évolution et ont dit : « J'aurais aimé que ce soit le cas dans mon État », mais vous avez dit que cette innovation précise est en quelque sorte unique à la Géorgie et aux systèmes dont elle dispose déjà. Pourquoi donc?
UN: Disposer d’une source faisant autorité à l’échelle de l’État grâce à laquelle les collèges peuvent obtenir ces informations nous donne un avantage. Mais cela ne signifie pas que ce type d’informations ne pourrait pas être reproduit par Common App ou College Board, où nous aurions une définition standard.
Le défi est que des milliers de collèges utilisent Common App, et comment amener tous ces établissements à s'entendre sur une norme nationale sur la manière dont ces informations doivent être saisies ? Il existe une section cours et notes sur l'application commune, mais elle ne fonctionne pas parfaitement pour les étudiants de certains pays. Alors, comment faire en sorte que cela fonctionne pour toutes les institutions et/ou tous les étudiants ? La (Georgia Student Finance Commission) nous donne une longueur d'avance, mais cela ne veut pas dire que ce type de processus ne pourrait pas être compris à l'échelle nationale.
